V světě editace PDF dokumentů dlouho dominoval Adobe Acrobat. Software sice „vymazlený“, ale příliš drahý (téměř 300 eur za rok, tedy přes 7 tisíc Kč rok co rok). V současnosti už se ale dá sáhnout po levnějším řešení a s podobnými funkcionalitami. Program PDF-XChange Editor od společnosti Tracker Software Products je jedním z nich. Pořizovací cena je jednorázová v podobě nákupu trvalé licence.
Co je PDF-XChange
PDF-XChange je jednak název britské společnosti, která je stoprocentním vlastníkem Tracker Software Products (PDF-XChange Co Ltd.) a která je na trhu již téměř 30 let. Za tu dobu se stala globálním lídrem v softwaru pro PDF. Společnost na svých stránkách deklaruje, že vám dodá vše, co potřebujete k tvorbě, úpravám, vylepšení a konverzi dokumentů to vše v mezinárodním ISO standardu pro PDF soubory.
PDF-XChange je také název programového portfolia zaměřeného na práci s PDF, za který netřeba platit nijak vysoké ceny. Zahrnuje kompletní sadu nástrojů od základního editoru přes pokročilé OCR technologie až po nástroje pro hromadné zpracování dokumentů.
Hlavní filozofií společnosti je poskytnutí nejlepšího poměru cena/výkon v odvětví práce s PDF. Jejich produkty proto patří mezi cenově nejdostupnější, přitom nabídnou funkcionalitu srovnatelnou s mnohem dražšími konkurenty. Software je lokalizován do více než 30 jazyků, včetně češtiny a slovenštiny.
Ale jak si ve skutečnosti vede tento levnější konkurent?
Po několika týdnech práce s PDF-XChange Editorem můžeme s klidným srdcem napsat, že je velmi dobrou volbou pro většinu uživatelů, kteří hledají funkční a snadno ovladatelný nástroj pro práci, za který nebudou muset neustále platit vysoké sumy. Není to sice designový skvost jako produkty od Adobe a některé drobnosti mu chybějí, ale tu hlavní práci odvede spolehlivě a překvapivě snadno.
Pojďme se ponořit hlouběji do možností a též do stylu práce s PDF-XChange. Níže se dozvíte o všem, co nás vedlo k závěru, jaký jste si právě přečetli.
Přehled verzí: od zkušební, až po kompletní profesionální balík
PDF-XChange je v nabídce hned v několika variantách balení. Proč? Aby si každý typ uživatele mohl pořídit ty funkční oblasti, které bude využívat. A nemusel platit za komplexní řešení, když potřebuje s PDF pracovat třeba jen na základní úrovni a s nejběžnějšími funkcemi. Zkrátka: vše na míru.
Licence se pořizuje pro jednoho uživatele (smí instalovat na 2 zařízení). Program vyžaduje operační systém Windows.
PDF-XChange Editor Free (zdarma)
Základní verze zdarma nabízí překvapivě bohatou funkcionalitu - komentování, základní úpravy, převod do PDF/A a dokonce i elektronické podpisy. Slouží i jako zkušební verze placených variant.
PDF-XChange Editor (základní placená verze)
Kompletní editor s možností přímé editace textu, slučování dokumentů, zabezpečení a digitálních podpisů. Pro většinu uživatelů postačující řešení.
PDF-XChange Editor Plus + EOCR
Rozšiřuje základní verzi o pokročilou ABBYY FineReader OCR technologii pro rozpoznávání textu v naskenovaných dokumentech a nástroje pro tvorbu interaktivních formulářů.
PDF-XChange Standard Printer
Virtuální tiskárna pro konverzi dokumentů do PDF z jakékoliv Windows aplikace. Umožňuje tisk do PDF, PDF/A a PDF/X formátů s pokročilým zabezpečením a optimalizací. Integruje se přímo do MS Office a Outlook.
PDF Tools
Specializovaný nástroj pro hromadné zpracování PDF dokumentů. Obsahuje 81 přednastavených nástrojů pro automatizaci, možnost vytváření vlastních workflow a kontrolování složek pro automatické zpracování. Ideální pro organizace zpracovávající velké množství dokumentů.
PDF-XChange PRO + EOCR
Kompletní balík zahrnující veškerou výše zmíněnou nabídku: editor, pokročilou ABBYY FineReader OCR technologii, virtuální tiskárnu a nástroje pro hromadné zpracování. Jde o nejkompletnější řešení pro profesionální použití, nejen ve větších firmách.
Možná se ptáte: Nestačily by nám bezplatné online úpravy PDF?
Možná, že stačily. Ale jen pro ty nejzákladnější úkony, které potřebujete maximálně párkrát v měsíci. A pak je tu ještě jedna nutná podmínka: ve vašich PDF nesmějí být žádná citlivá data. Pamatujte, že odesláním dokumentu k online zpracování nad ním ztrácíte veškerou kontrolu, a vůbec netušíte, k čemu se data z něj vytěžená později použijí!
Pozor! Online dělá chyby!
Máme vyzkoušeno, že ve srovnání s bezplatnými online nástroji nabízí PDF-XChange nejen o dost víc funkcí. Ale především spolehlivost. A to nejen v oblasti OCR a pokročilé editace, ale i u tak základních požadavků, jako je například převod z Wordu do PDF.
Nejčastěji narážíme u online převodů na tyto potíže:
- online převod často vynechává slova, někdy i celé řádky.
- OCR online zdarma rozpozná jen část textu, často nesprávně
- v editování se nedá nastavit téměř nic přesně
- u slučování PDF se musíte smířit s rozdílnými formáty jednotlivých stránek atd.
Hlavní funkce: Co všechno PDF-XChange zvládne
PDF-XChange Editor patří mezi ty programy, které na první pohled nevypadají jako zázrak, ale když si je začnete zkoušet, postupně objevujete stále nové možnosti. Rozsah funkcí je rozhodně dostačující i pro profesionální využití: od základních úprav textu, až po pokročilé OCR a hromadné zpracování stovek dokumentů.
PDF-XChange se snaží být univerzálním nástrojem. A daří se mu to lépe, než by člověk čekal od programu v této cenové kategorii a v tomto designu. Celkově pokrývá prakticky všechny běžné i pokročilé potřeby práce s PDF. Podívejme se na 8 oblastí, v nichž program vyniká:
Editace PDF dokumentů
PDF-XChange umožňuje přímou editaci textu a grafiky v PDF souborech. Text se při aktivaci editačního režimu rozdělí do textových polí, která lze měnit podobně jako v textovém editoru. Není to sice tak elegantní jako v Adobe Acrobat, ale rozhodně funkční a extrémně snadné na pochopení principu ovládání této funkce.
Zabezpečení a digitální podpisy
PDF-XChange podporuje kvalifikované elektronické podpisy podle eIDAS, 256-bitové šifrování a anonymizaci citlivých údajů. Pro mnoho firem je to důležitá funkcionalita, která jinde chybí nebo stojí extra poplatky navíc.
Integrace s Microsoft prostředím
Standard Printer se bezproblémově integruje do MS Office a Outlook. Nejen že umí jedním kliknutím převést Word dokument, Excel, prezentaci, obrázky a další typy souborů do PDF a se zachováním všech záložek a odkazů. Ale také dokáže převádět celé e-mailové konverzace, včetně příloh do PDF portfolií. Pro kancelářské prostředí nesmírně praktická funkce.
Proces ale funguje i opačným směrem. Podívejte se, jak tady převést PDF do Wordu.
Slučování a organizace dokumentů
Program umí sloučit prakticky jakékoliv soubory (PDF, DOCX, XLSX, obrázky) do jednoho PDF dokumentu. Práce s programem je i tady intuitivní: stačí vybrat soubory v průzkumníku, kliknout pravým tlačítkem a zvolit "Kombinovat v PDF-XChange Editoru". A je hotovo. Praktický návod i s videem máte zde.
OCR technologie
Jedna z nejsilnějších stránek programu. OCR v Plus verzi spolehlivě rozpozná text i ve složitějších dokumentech, obrázcích, a dokonce i v logu. Program dokáže zpracovat více než 100 jazyků. V testech jsme úspěšně převedli i složité dokumenty s grafikou a různými fonty. Jeden z příkladů najdete tady.
Hromadné zpracování a automatizace
PDF Tools nabízí 81 přednastavených nástrojů pro automatizaci a 91 akcí pro vytváření vlastních workflow. Můžete nastavit kontrolování složek, kdy program automaticky zpracuje všechny nové soubory podle vašich pravidel. Například hromadně podepíše, převede do PDF/A nebo sloučí dokumenty. Pro firmy zpracovávající stovky dokumentů denně je to obrovská časová úspora.
Pokročilé porovnávání dokumentů
Funkce porovnání PDF je nečekaně sofistikovaná: zobrazí dokumenty paralelně, zvýrazní všechny změny a poskytne detailní statistiky (počet změn, přidání, odstranění). Navíc sleduje i změny formátování, což oceníte při revizi smluv nebo technické dokumentace, ale i například při srovnávání jednotlivých ročníků katalogů od vašich dodavatelů.
Využití profilů a šablon
PDF-XChange umožňuje ukládat vlastní profily pro různé typy dokumentů. Můžete si například vytvořit profil pro automatickou konverzi do PDF/A s konkrétním zabezpečením, nebo nastavit šablonu pro tisk dokumentů s vodoznakem a digitálním podpisem na určené pozici. Jistě netřeba zdůrazňovat, že profily a šablony šetří čas při opakujících se úkolech.
Ukázky návodů, ať se přesvědčíte, že práce s PDF-XChange je fakt snadná
Jedna z největších předností PDF-XChange Editoru je skutečně intuitivní ovládání. Většina operací je logicky uspořádaná a dostupná na pár kliknutí. Abychom vám dokázali, že to není jen marketingová fráze, níže najdete konkrétní postupy nejčastěji prováděných úkonů s PDF. Uvidíte, že i zdánlivě složité operace jako OCR nebo sloučení různých typů souborů zvládnete během chvilky.
Spojení více souborů do jednoho PDF
Jeden z nejčastějších úkolů, a byť vypadá složitě, stačí jen 4 kroky:
- v průzkumníku souborů vyberte soubory (s CTRL pro více souborů)
- klikněte pravým tlačítkem a zvolte „Kombinovat v PDF-XChange Editoru"
- upravte pořadí souborů dle potřeby
- potvrďte tlačítkem OK.
Celý proces trvá doslova několik sekund a funguje s PDF, Word dokumenty, Excel tabulkami, s prezentacemi i s obrázky.
Začernění citlivých údajů
Anonymizace dokumentů je v PDF-XChange otázkou tří kliknutí:
- na kartě „Ochrana" zvolte „Označit pro anonymizaci"
- myší označte všechny části k začernění
- klikněte na „Použít vše".
Začerněné údaje se trvale odstraní. Je to nevratný proces, takže doporučujeme vždy pracovat s kopií dokumentu. Opatření je takto radikální proto, aby se citlivé údaje nedaly jakkoliv „vyvolat“ zpátky. Jedině tak si můžete být při sdílení dokumentů naprosto jistí, že nic neuteče.
OCR neboli převod skenů, obrázků a fotek na editovatelný text
I tato pokročilá funkce je překvapivě přímočará:
- otevřete obrázek přes „Soubor" → „Nový dokument" → „Z obrázků"
- na kartě „Konverze" klikněte na „OCR"
- upravte nastavení podle potřeby
- spusťte rozpoznávání.
Program automaticky vytvoří textové vrstvy přes původní obrázek, takže můžete text normálně kopírovat nebo upravovat, posouvat jej a tak podobně. Rozpozná i graficky zapeklité oblasti, například text umístěný okolo kružnice.
Převod PDF do Word/Excel, do obrázků nebo do PowerPoint
Konverze do jiných formátů je stejně jednoduchá:
- na kartě "Konverze" zvolte „Do MS Word" nebo „Do MS Excel"
- upravte nastavení exportu
- zvolte umístění nového souboru a potvrďte.
Výsledné soubory zachovávají formátování a strukturu původního PDF, včetně tabulek a obrázků nebo celkového rozložení powerpointové prezentace.
Co se nám líbí
- poměr cena/výkon: za cenu cirka čtyřměsíčního předplatného Adobe máte plnohodnotný profesionální nástroj, s licencí natrvalo
- jednoduchost použití: většina operací je intuitivní a rychlá
- spolehlivé OCR: kvalita rozpoznávání textu je překvapivě dobrá
- hromadné operace: možnost zpracovat dávky dokumentů najednou
- česká lokalizace: program je plně přeložený do češtiny, celé menu je srozumitelné.
Co by mohlo být lepší:
- design rozhraní: vypadá poněkud zastarale
- rychlost: setkáváme se s tím, že u velkých dokumentů zpracovává úkol o něco déle než Adobe
- dokumentace: mohla by být podrobnější, zejména pro pokročilé funkce. Návody v češtině ale najdete například na stránkách elektronickypodpis.cz, nebo přímo u výrobce (do stránek integroval automatický Google překladač, který vám texty strojově přeloží do češtiny).
Pro koho bude PDF-XChange správnou volbou?
Jistě už tušíte, že okruh uživatelů může být hodně široký. Nám se po zkušenostech s PDF-XChange balíčky ukazuje, že ocenit jej mohou především:
- freelanceři a živnostníci, pro něž je důležitý poměr cena/výkon a možnost práce s různými formáty dokumentů
- malé a střední firmy, které potřebují spolehlivý nástroj pro PDF bez vysokých nákladů na licencování, který zároveň garantuje využití kvalifikovaného elektronického podpisu, archivace a standardů ISO
- úřady a organizace, které vyžadují podobnou funkcionalitu, tedy elektronické podpisy a archivaci do PDF/A formátu, to vše ve standardech ISO.
- studenti a domácí uživatelé, když potřebují upravit PDF, ale nechtějí se spoléhat na online převaděče a editory, ale ani platit za Adobe předplatné.